Organizzare l’ufficio e fare in modo che tutti i documenti e i file risultino a portata di mano, non è facile. Un conto infatti è mettere in ordine solo ai fini di organizzare visivamente i documenti, un conto invece è quello di ottimizzare la fruibilità, dando modo a chi lavora di trovare al primo colpo un documento senza passare ore e ore a cercarlo.
In questi casi possono essere adottate più soluzioni.
Vediamole insieme!
Trucchi per archiviare i dati digitali
Un ufficio ben ordinato è un posto di lavoro dove il cartaceo è ridotto al minimo. Se, infatti, molti documenti necessitano per legge di essere conservati in forma cartacea, molti altri possono essere tranquillamente memorizzati digitalmente.
Questo ha due vantaggi principali: minor consumo di alberi e più spazio in ufficio.
Per archiviare i documenti esistono diverse tecniche, che rendono i file facilmente recuperabili al momento del bisogno. Tecniche essenziali se non si vogliono perdere ore e ore a ritrovare un foglio o una fattura, dopo anni. Basti pensare che i tempi di conservazione in Italia, raggiungono soglie altissime se si parla di documenti fiscali.
Per l’esattezza, sono richiesti 10 anni di conservazione per le ricevute delle spese di ristrutturazione, canone TV, nettezza urbana ed estratti conti bancari. 20 per i documenti commerciali collegati ai beni immobili, 3 per le parcelle professionali, 10 per fatture e scontrini e 5 per le ricevute di pagamento delle tasse. Molti di voi penseranno che di questi documenti esistono solo le copie cartacee, ma così non è, è necessaria anche una memorizzazione digitale che se non organizzata potrebbe rivelarsi caotica e complessa.
Esistono appositi software di archiviazione, sicuri e dall’utilizzo intuitivo, che possono essere aperti e chiusi virtualmente attraverso l’utilizzo di codici di sblocco. Se sei una persona dalla memoria corta non avere paura, i gestori di password possono aiutarti. Dall’utilizzo intuitivo, questi gestori facilitano il processo di memorizzazione e vanno incontro anche ai meno esperti.
Software per l’archiviazione digitale
I software per l’archiviazione digitale sono dei veri e propri alleati di lavoro per chi possiede un ufficio. Spesso presentano un programma interno che semplifica la gestione del protocollo informatico e un altro che raccoglie documenti e informazioni che diventano il vero “cuore pulsante” dell’organizzazione. Come sappiamo sono molte le aziende o gli enti obbligati a conservare determinati documenti per un determinato lasso di tempo. Questi programmi diventano una parte integrante del workflow documentale e componente numero uno dell’architettura software aziendale.
In essi è possibile risalire ai file tramite nome, giorno di emissione, categoria e in alcuni casi è possibile addirittura fare delle ricerche attraverso un’apposita barra. Un modo rapido e pratico per ritrovare parti di testo o numeri all’interno dei file memorizzati.
Archiviazione Cartacea VS Archiviazione Digitale
Ma l’archiviazione cartacea è così negativa rispetto a quella digitale?
I più saggi sosterranno che “carta canta” e che niente può sostituire la carta. In parte questo è vero, poiché per molto persone è fondamentale maneggiare con mano i documenti.
A livello di funzionalità però, non ci sono paragoni tra l’archiviazione digitale e quella cartacea. La prima permette di memorizzare per sempre qualsiasi dato e file, la seconda invece deve fare i conti con l’usura della carta e con il fatto che spesso, l’inchiostro, non ha lunga durata.
Non sono rari inoltre i casi in cui alluvioni, ma anche umidità e agenti atmosferici, hanno compromesso libri, archivi e documenti in carta, mettendo in seria difficoltà chi ci lavorava.
In alternativa potrebbe essere utilizzato un archivio ibrido, ovvero una sorta di “via di mezzo” tra i due archivi precedentemente presentati. La fase di transizione dal manuale al digitale sta mettendo a dura prova tutte le generazioni, specialmente quelle più adulte. Ecco quindi che nell’archiviazione mista vi si può trovare un buon compromesso.
Niente di strano infatti, che in molti archivi attualmente attivi ci si ritrovi a dover gestire sia documenti cartacei che digitali. Questa situazione è particolarmente delicata e per palesi motivi di praticità, deve in qualche modo tendere ad andare verso un’unica strada, così da non complicare i processi di archiviazione. È scontato dire che tale strada è quella del digitale, che a paragone rimane sempre la più sicura, affidabile e valida sul lungo periodo. In soccorso vengono anche le scuole, che già dalla tenera età insegnano ai futuri lavoratori a destreggiarsi tra password, login e inserimento file.
